В этой статье мы расскажем о наиболее распространенных ошибках при ведении кадрового учета в Казахстане, их последствиях и способах снижения рисков для работодателя.
Кадровый учет является основой законных трудовых отношений между работником и работодателем. Практика показывает, что восстановлению кадровой документации (https://unionexpert.kz/vosstanovlenie-kadrovoy-dokumentacii) часто предшествуют системные ошибки, допущенные на этапе оформления и хранения кадровых документов.
Ошибки при оформлении кадровых документов
На этапе приема и сопровождения работников закладывается большинство проблем, которые позже приводят к штрафам и спорам. Даже незначительные неточности в документах могут повлечь серьезные претензии со стороны проверяющих органов.
Наиболее распространенные ошибки проявляются в следующем:
- Отсутствие обязательных сведений в трудовых договорах, включая условия оплаты труда и режим рабочего времени. Такие упущения делают договор юридически уязвимым и позволяют работнику оспаривать условия труда в суде.
- Оформление документов в одном экземпляре без подтверждения их получения работником. Это нарушает требования трудового законодательства и лишает работодателя доказательств надлежащего уведомления сотрудника;
- Несвоевременная регистрация приказов, договоров и дополнительных соглашений. Задержки в регистрации препятствуют контролю кадровых процессов и создают риски при проверках.
Такие нарушения подрывают юридическую защиту работодателя и осложняют разрешение трудовых споров.
Ошибки при ведении учета и контроле процедур
Даже при наличии правильно оформленных документов риски сохраняются из-за слабого текущего контроля. Отсутствие системности в кадровой работе приводит к накоплению нарушений.
К типичным недостаткам в учете относятся:
- Отсутствие утвержденного графика отпусков и неправильное предоставление дней отдыха. Это приводит к накоплению неиспользованных отпусков и резкому росту компенсаций при увольнении.
- Несвоевременное оформление изменений условий труда через дополнительные соглашения. Устные договоренности без документального закрепления не имеют юридической силы.
- Ошибки в учете рабочего времени, больничных и социальных гарантий. Такие нарушения напрямую отражаются на расчете заработной платы и могут стать причиной жалоб работников.
В результате компания сталкивается с финансовыми потерями, жалобами работников и административной ответственностью.
Ошибки в кадровом учете в Казахстане чаще всего возникают из-за формального подхода и недостатка профессиональных знаний. Обращение за сопровождением в опытную экспертную организацию помогает выстроить корректную систему учета и снизить риски проверок и штрафов.