В статье объясним разницу между ПЭП, НЭП и КЭП, расскажем, какую выбрать бизнесу.
Электронная подпись (ЭП) для многих компаний давно заменила классическую на бумажных документах. Она помогает сдавать отчетность в налоговую, подписывать договоры с контрагентами или утверждать внутренние приказы.
В России действуют три типа таких подписей, и для бизнеса чаще всего требуется именно квалифицированная (КЭП). Рассказываем подробнее о разнице между КЭП и НЭП: как оформляются и какую выбрать для бизнеса.
Виды
По федеральному закону № 63-ФЗ все ЭП делятся на три категории. Простая электронная подпись (ПЭП) — это базовый вариант. Она подтвердит, что авторизовался конкретный человек, но не сможет гарантировать, что документ после подписания не меняли.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) использует криптографические алгоритмы для защиты данных. Если документ подписать НЭП, а потом попытаться изменить, система отреагирует на нарушение.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — золотой стандарт для бизнеса. Ее сертификат выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами после личной идентификации владельца. КЭП приравнивается к подписи на бумаге и действует везде. Документ, подписанный КЭП, принимают без дополнительных соглашений и проверок.
Простая и неквалифицированная: где применяются
Для низкорисковых операций вроде входа в личные кабинеты на госпорталах и в иных системах, регистрации на конференциях, подтверждения заказов в интернет-магазинах можно использовать ПЭП. Для официальных документов с юридическими последствиями она не подходит.
НЭП находит применение во внутреннем документообороте компаний: с ее помощью заверяют приказы о командировках, служебные записки или график отпусков сотрудников (если это прописано в локальных нормативных актах организации). А вот для сдачи отчетности в налоговую или участия в госзакупках НЭП не подойдет.
КЭП — стандарт для бизнеса
КЭП — обязательный инструмент для любого юридического лица или индивидуального предпринимателя, который взаимодействует с государственными органами. С ее помощью можно:
-
сдать налоговую декларацию или бухгалтерскую отчетность через интернет,
-
подать заявление на участие в электронных торгах,
-
обменяться счетами-фактурами в формате ФНС,
-
получить выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП онлайн.
Для чего еще нужна КЭП для бизнеса:
-
Для регистрации ИП и юрлица, внесения изменений в ЕГРИП и ЕГРЮЛ.
-
Для смены системы налогообложения.
-
Для регистрации онлайн-кассы.
-
Для оформления налогового вычета.
-
Для получения патента.
-
Для подписания машиночитаемой доверенности.
-
Для работы на электронных торговых площадках.
-
Для работы с системами «Честный знак», «Алкоголь», «Лес».
-
Для оформления сотрудников, работающих удаленно.
Получить сертификат КЭП могут руководители компаний и ИП. Самый распространенный вариант — обращение в удостоверяющий сервис-центр ФНС России. Нужно самостоятельно прийти в центр, пройти проверку паспорта и документов о регистрации компании. После этого выпустят сертификат. Для юрлиц срок действия — 15 месяцев.
После получения КЭП компания может полностью перевести документооборот в электронный формат: оформлять договоры с партнерами, отправлять отчетность, участвовать в тендерах.