Чтобы коллеги и партнеры знали о вашем отсутствии и могли планировать работу, настройте автоматическую ответную рассылку с информацией об отпуске. Ниже представлены пошаговые инструкции по настройке уведомления в разных версиях Outlook.
Настройка автоматического ответа в Outlook для стационарных компьютеров
- Откройте Outlook и перейдите в раздел «Файл».
- В меню выберите «Автоматические ответы (Out of Office)».
- В появившемся окне отметьте опцию «Отправлять автоматические ответы».
- Укажите диапазон дат, когда вас не будет в офисе, установив старт и конец.
- В разделе «Внутри организации» введите сообщение, которое захотите отправлять коллегам. Например: «Я в отпуске с 10 по 20 мая. На связи после возвращения».
- Аналогично, для внешних отправителей выберите вкладку «Внешние отправители» и введите подходящее сообщение. Для безопасности можно ограничиться только внутренними контактами.
- Нажмите «OK», чтобы активировать автоматические ответы.
Настройка уведомления в Outlook через веб-версию
- Зайдите на сайт outlook.office.com и авторизуйтесь под своей учетной записью.
- Перейдите в раздел «Настройки», кликнув значок шестеренки в верхнем правом углу.
- Выберите «Просмотреть все настройки Outlook».
- Перейдите в раздел «Почта» – «Автоматические ответы».
- Установите ползунок «Автоматические ответы включены».
- Задайте диапазон дат и напишите сообщение, которое будут получать ваши контакты во время вашего отсутствия.
- Для внутренней и внешней аудитории укажите отдельные сообщения по необходимости.
- Нажмите «Сохранить».
Дополнительные рекомендации по эффективной настройке
- Используйте четкое и понятное сообщение: укажите точные даты отсутствия и контактное лицо или альтернативный канал связи, если это необходимо.
- Настройте фильтр: чтобы автоматический ответ отправлялся только в определенные периоды или для определенных групп контактов.
- Проверьте работу функции: отправьте тестовое письмо на свой адрес и убедитесь, что получаете правильное уведомление.